【転職】面接メールの正しい返信マナーと例文集

面接メールの返信マナーとは？

転職活動では、企業とのメールのやり取りが頻繁に発生します。

特に、面接に関するメールは、採用担当者に対してあなたの印象を左右する重要な要素となります。

ここでは、面接に関するメール返信の基本マナーやポイントを解説します。

返信の基本ルール

ビジネスメールでは、適切なマナーを守ることが求められます。

以下の基本ルールを押さえておきましょう。

• **件名は変更せずに返信する**（相手がスムーズに内容を確認できる）
• **元のメールの本文を残したまま返信する**（過去のやり取りを把握しやすくする）
• **迅速に返信する（24時間以内が理想）**
• **適切な敬語を使い、簡潔に要点を伝える**
• **署名を入れる（氏名、電話番号、メールアドレスなど）**

適切な件名のつけ方

件名は、採用担当者がメールの内容を一目で把握できるようにすることが重要です。

返信の際は、基本的に企業から送られてきた件名を変更せずに返信します。

新規メールを送る場合は、以下のような件名が適切です。

• 【面接日程のご連絡】●●（氏名）
• 【面接のお礼】●●（氏名）
• 【選考結果の確認】●●（氏名）
• 【面接日時の変更のお願い】●●（氏名）

このように、件名には「目的＋氏名」を入れることで、採用担当者がすぐに内容を把握できます。

メールの構成と文例

面接メールの基本的な構成は以下のとおりです。

宛名（企業名＋採用担当者の氏名）
挨拶（お世話になっております＋氏名）
本文（要件を簡潔に伝える）
結びの言葉（感謝の意を伝え、よろしくお願いしますと締める）
署名（氏名・連絡先）

例えば、面接日程の承諾メールの例文は以下のようになります。

件名：【面接日程のご連絡】●●（氏名）

株式会社●●　人事部　●●様

お世話になっております。
●●職の中途採用に応募させていただきました、●● ●●です。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中から、下記の日程でお伺いさせていただきます。

●月●日（●）●時～

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――― ●● ●●（氏名） 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxx@example.com ―――――――――――

このように、**簡潔かつ丁寧に伝えること**が重要です。

面接日程に関するメールの返信例

転職活動では、面接の日程調整が重要なステップとなります。

企業側から提示された日程を承諾する場合や、変更をお願いする場合、さらには急な遅刻の連絡など、さまざまな状況が考えられます。

ここでは、それぞれのケースに応じた適切なメールの書き方を紹介します。

面接日程を承諾する場合

企業から面接日程の候補を提示された場合は、できるだけ早く返信しましょう。

承諾の際は、**確定した日時を明記し、面接の機会に感謝を伝えること**がポイントです。

件名：【面接日程のご連絡】●●（氏名）

株式会社●●　人事部　●●様

お世話になっております。
●●職の中途採用に応募させていただきました、●● ●●です。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中から、下記の日時でお伺いさせていただきます。

●月●日（●）●時～

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――― ●● ●●（氏名） 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxx@example.com ―――――――――――

このように、**簡潔でわかりやすい表現**を心がけましょう。

面接日程の変更をお願いする場合

もし企業から提示された日程で都合がつかない場合は、**できるだけ早く代替案を提示**しましょう。

ただし、**企業側のスケジュールにも配慮し、失礼のない表現を心がけることが重要**です。

件名：【面接日程のご相談】●●（氏名）

株式会社●●　人事部　●●様

お世話になっております。
●●職の中途採用に応募させていただきました、●● ●●です。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程の中で調整が難しく、以下の候補日で再調整をお願いすることは可能でしょうか。

・●月●日（●）●時～
・●月●日（●）●時～
・●月●日（●）●時～

ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――― ●● ●●（氏名） 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxx@example.com ―――――――――――

このメールのポイントは、**希望日を複数提示し、企業が調整しやすいように配慮すること**です。

面接当日に遅刻する場合の連絡

万が一、面接当日に遅刻しそうな場合は、**すぐに連絡を入れることが大切**です。

企業側に迷惑をかける形になるため、**丁寧なお詫びの言葉を添えつつ、対応方法を確認しましょう**。

件名：【面接遅刻のお詫び】本日●時開始予定（●● ●●氏名）

株式会社●●　人事部　●●様

お世話になっております。
本日、●時開始で●次面接のお約束をいただいております、●● ●●です。
申し訳ございませんが、現在の交通状況により到着が●時●分頃になりそうです。
貴社に到着次第、すぐに受付へ伺いますが、このままお伺いしてもよろしいでしょうか。

また、もし別日程での調整が必要でしたら、可能な限り早く再調整をお願いしたく存じます。

ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

――――――――――― ●● ●●（氏名） 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxx@example.com ―――――――――――

**遅刻の際は、可能な限り電話で連絡するのが望ましいですが、やむを得ずメールを送る場合は迅速に対応しましょう。**

面接後のお礼メールの書き方

面接後にお礼のメールを送ることで、企業への感謝の気持ちを伝えると同時に、採用担当者に良い印象を残すことができます。

特に、志望度が高い企業の場合は、お礼メールを通じて入社意欲を再度アピールするのも有効です。

ここでは、お礼メールを送る際のポイントと具体的な文例を紹介します。

お礼メールを送るタイミング

お礼メールは、面接を受けた当日中または翌日までに送るのが理想です。

迅速に送ることで、面接の熱が冷めないうちに感謝を伝えることができます。

特に、最終面接後や役員面接の後は、入社意欲を伝える意味でも重要です。

好印象を与える文例

以下に、面接後のお礼メールの例文を紹介します。

件名：【面接のお礼】●●（氏名）

株式会社●●　人事部　●●様

お世話になっております。
本日●時より、●次面接をしていただきました、●● ●●です。
本日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接を通じて、貴社の業務内容や働く環境について詳しくお話を伺うことができ、より一層貴社で働きたいという思いが強まりました。
また、●●様からお聞きした貴社のビジョンや●●について、大変共感いたしました。

引き続き、選考のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
お忙しいところ誠にありがとうございました。

――――――――――― ●● ●●（氏名） 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxx@example.com ―――――――――――

このお礼メールのポイントは、単なる感謝の言葉だけでなく、面接で得た気づきや入社意欲を伝えることです。

カジュアル面談後のメール例

最近では、企業とのカジュアル面談を実施するケースも増えています。

この場合も、通常の面接と同様にお礼のメールを送ると、誠実な印象を与えることができます。

件名：【カジュアル面談のお礼】●●（氏名）

株式会社●●　人事部　●●様

お世話になっております。
本日●時より、カジュアル面談のお時間をいただきました、●● ●●です。
本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
●●様からお聞きした貴社の業務内容や社風について、非常に興味深く感じました。
特に、●●の取り組みに関してお話を伺い、貴社の●●への姿勢に強く共感いたしました。

引き続き、正式に選考へ進むことを検討させていただきたく存じます。
今後の選考フローについて、ご教示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――― ●● ●●（氏名） 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxx@example.com ―――――――――――

カジュアル面談後のお礼メールでは、「正式に選考へ進みたい意思があるかどうか」を伝えることが重要です。

面接結果や内定に関するメールの返信方法

面接が終わると、企業から合否の連絡を受けることになります。

結果を待つ間に状況を確認したい場合や、内定をもらった後の対応についても、適切なメールの返信が求められます。

ここでは、面接結果の問い合わせ、内定の承諾・保留・辞退についてのメール例文を紹介します。

面接結果の問い合わせメール

企業によっては、面接結果の連絡が予定より遅れることもあります。

焦る気持ちもあるかもしれませんが、失礼のないよう配慮しながら問い合わせることが大切です。

件名：【面接結果についてのご確認】●●（氏名）

株式会社●●　人事部　●●様

お世話になっております。
●月●日（●）に●次面接を受けさせていただきました、●● ●●です。
先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

選考結果につきまして、当初「●月●日までにご連絡をいただける」と伺っておりましたが、現在もご連絡を頂戴していないようでしたので、確認のためご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、選考状況についてお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――― ●● ●●（氏名） 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxx@example.com ―――――――――――

**企業側の負担にならないよう、簡潔に確認を取るのがポイントです。**

内定を承諾する場合のメール

内定を承諾する場合は、できるだけ早く返信し、入社の意思を明確に伝えましょう。

件名：【内定承諾のご連絡】●●（氏名）

株式会社●●　人事部　●●様

お世話になっております。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社の一員として業務に携われることを、大変光栄に思っております。
ぜひ貴社に入社させていただきたく、謹んで内定を承諾させていただきます。

今後の手続きや入社までのスケジュールについて、ご教示いただけますと幸いです。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――― ●● ●●（氏名） 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxx@example.com ―――――――――――

**企業に対する感謝の気持ちを伝えつつ、入社意思を明確にしましょう。**

内定を保留する場合のメール

他社の選考結果を待っているなどの理由で、すぐに内定を承諾できない場合は、回答期限を確認することが大切です。

件名：【内定承諾のご相談】●●（氏名）

株式会社●●　人事部　●●様

お世話になっております。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、現在他社の最終面接の結果を待っている状況にあり、慎重に検討を進めたいと考えております。
つきましては、貴社の内定承諾の回答期限を●月●日まで延長していただくことは可能でしょうか。

勝手なお願いで申し訳ございませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――― ●● ●●（氏名） 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxx@example.com ―――――――――――

**企業側に配慮しつつ、正直に理由を伝えるのがポイントです。**

内定を辞退する場合のメール

内定を辞退する場合は、早めに連絡し、企業への感謝を忘れずに伝えましょう。

件名：【内定辞退のご連絡】●●（氏名）

株式会社●●　人事部　●●様

お世話になっております。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討させていただいた結果、誠に勝手ながら他社での勤務を決意いたしましたため、内定を辞退させていただきたく存じます。

貴社の選考にお時間をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

――――――――――― ●● ●●（氏名） 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：xxxx@example.com ―――――――――――

**辞退の理由を詳しく述べる必要はありませんが、誠意を持って対応することが大切です。**

【まとめ】転職活動におけるメール対応のポイント

転職活動では、面接の日程調整から結果通知、内定承諾まで、企業とメールでのやり取りを行う機会が多くあります。

そのため、メールの書き方ひとつで印象が大きく変わることもあります。

ここで、**転職活動でのメール対応において、特に重要なポイント**を振り返ります。

1. 迅速な返信を心がける

• 企業からのメールには24時間以内に返信するのが基本。
• 面接の日程調整メールは特に早めに返信し、希望日程が埋まる前に確定させる。

2. 簡潔かつ丁寧な文章を意識する

• 長すぎるメールは避け、要点をシンプルに伝える。
• 敬語を適切に使い、失礼のないように配慮する。

3. 件名をわかりやすくする

• 「【面接日程のご連絡】●●（氏名）」のように、件名を明確にする。
• 返信時は、基本的に企業のメールの件名を変えずに返信する。

4. 企業側の負担を考慮した対応をする

• 面接日程の変更をお願いする場合は、代替案を複数提示する。
• 面接結果の問い合わせは、企業側の状況を考慮し、**急かす表現は避ける**。

5. 感謝の気持ちを忘れずに伝える

• 面接後は、お礼のメールをできるだけ早く送る。
• 内定をもらった際も、承諾・保留・辞退いずれの場合でも、**企業への感謝の言葉を必ず入れる**。

メールのやり取りも転職活動の大切な一部です。

適切なメール対応を心がけることで、企業側に良い印象を与え、スムーズな転職活動につなげましょう。